Dalam dunia bisnis yang sifatnya cenderung transaksional, orang-orang kerap berpikir: "Apa yang bisa saya dapatkan sebagai imbalan?"

Untuk dapat berkomunikasi serta meyakinkan orang lain di lingkungan bisnis, diperlukan struktur yang jelas dan pendekatan yang sistematis, terutama lewat tulisan. Oleh karena itu, penting bagi seorang profesional untuk memiliki kemampuan business writing, guna dapat menyusun pemikiran secara koheren dan sistematis. Dengan begitu, pesan bisnis dapat tersampaikan secara lebih efektif.

Saat ini, kita hidup di era pasca-pandemi yang telah mengubah banyak aspek kehidupan, terutama di dunia kerja. Jika sebelumnya sebagian besar kantor menerapkan sistem work from office, kini banyak yang beralih ke model kerja hybrid atau remote. Perubahan ini mengakibatkan berkurangnya proses komunikasi langsung, dan meningkatnya ketergantungan pada komunikasi tertulis.

Melihat fenomena ini, C4C hadir untuk memberdayakan para profesional agar menjadi komunikator yang andal melalui pelatihan business writing. Dengan meningkatkan keterampilan menulis, peserta diharapkan dapat memperkuat kemampuan strategi komunikasi mereka, membangun koneksi yang lebih kuat, serta membuat dampak yang lebih besar dalam konteks interaksi profesional mereka.

Lalu, bagaimana cara seseorang bisa meningkatkan keterampilan business writing-nya?

Langkah pertama untuk meningkatkan keterampilan business writing adalah memahami audiens Anda. Memahami sudut pandang pembaca terhadap isu yang dibahas sangat penting. Ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pesan dengan perspektif dan bias mereka.

Selain itu, perhatikan seberapa banyak waktu yang dimiliki pembaca. Profesional yang sibuk sering kali memiliki waktu terbatas untuk membaca konten. Dengan mengetahui kedua hal ini, Anda dapat memperkirakan seberapa ringkas dan jelas tulisan harus disusun, informasi apa yang perlu dimasukkan, serta sikap apa yang diharapkan dari pembaca setelah mereka membaca pesan Anda.

Dua kerangka berpikir yang dapat membantu Anda memahami pembaca:

• Reader Analysis Sheet: Kerangka berpikir ini digunakan untuk mengumpulkan wawasan tentang target audiens Anda, seperti posisi hierarkinya, sikap mereka terhadap topik, kapan mereka perlu menyelesaikan proses bacanya, serta berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk membaca.
• FROM-TO Table: Tabel ini membantu menjelaskan transisi antara dua kondisi. Biasanya, kolom "from" mencantumkan situasi atau mindset saat ini, sementara kolom "to" menggambarkan hasil atau perubahan yang diinginkan.

Setelah mengumpulkan informasi penting tentang audiens, langkah berikutnya adalah menyusun pesan sesuai dengan kebutuhan mereka. Berikut ini adalah beberapa kerangka yang dapat digunakan berdasarkan kondisi pembaca:

• Inverted Pyramid Structure: Efektif untuk pembaca yang sibuk dan perlu memahami poin utama dengan cepat. Mulailah dengan informasi paling penting, diikuti oleh latar belakang dan detail pendukung.
• Diamond Structure: Cocok jika Anda belum memiliki hubungan profesional sebelumnya dengan pembaca. Mulailah dengan memperkenalkan diri, diikuti oleh konteks pesan, kemudian lanjutkan dengan struktur piramida terbalik.
• One Pager Structure: Format ini efektif jika pembaca mengharapkan proposal singkat dari ide baru. Mulailah dengan ide utama, diikuti oleh konteks ide, kemudian lanjutkan dengan cara kerja teknis ide tersebut, manfaatnya, serta rencana ke depan.

Dalam kondisi tertentu, Anda mungkin perlu mempresentasikan pesan Anda daripada hanya mengirimkannya secara tertulis. Dalam hal ini, Anda perlu menyampaikan “cerita” dari pesan yang ingin Anda komunikasikan. Anda bisa melakukannya dengan mengubah pesan menjadi cerita dalam tiga fase:

• Fase 1: Mulailah presentasi dengan format ABT (And, But, Therefore). Awali dengan "And" untuk menetapkan konteks, lanjutkan dengan "But" untuk memperkenalkan konflik atau tantangan, lalu akhiri dengan "Therefore" yang menawarkan solusi atau hasil.
• Fase 2: Susun poin utama presentasi Anda dengan format piramida persuasi. Mulailah dengan "tesis" yang menyatakan argumen utama. Tingkat berikutnya adalah "pernyataan pendukung" yang memperkuat tesis. Terakhir, tambahkan "bukti" yang meyakinkan pembaca untuk menerima pernyataan pendukung Anda.
• Fase 3: Buat kesimpulan singkat dan ajakan untuk bertindak sebagai penutup.

Pelatihan business writing C4C telah membantu banyak profesional dari berbagai organisasi, termasuk Pertamina dan Telkomsel. Kini, saatnya organisasi Anda merasakan manfaat dari pelatihan kami.

Jangan lewatkan kesempatan ini, hubungi C4C untuk menjadwalkan sesi konsultasi gratis, dan tingkatkan kemampuan menulis profesional Anda, sekarang!